Warum Kennzahlen zur Büroflächenauslastung in der neuen Arbeitswelt so wichtig sind

Eine Smart-Office-Lösung ist ein System, das verschiedene Tools, Technologien, Services und Datenanalysen kombiniert, um die Ziele intelligenter Büroräume zu erreichen. Intelligente Sensoren und IoT-Technologien ( Internet der Dinge ) spielen dabei eine Schlüsselrolle. Das Potenzial des IoT, ungenutzte Büroflächen zu reduzieren und Kosten zu senken, ist enorm – von der Optimierung der Auslastung und der Steigerung von Mitarbeiterproduktivität und -sicherheit bis hin zur Erhöhung der Energieeffizienz von Gebäuden.

Aufgrund der COVID-19-Pandemie unterliegt die Geschäftswelt einem tiefgreifenden Wandel, und die Arbeitskräfte werden zunehmend mobil. Dies entwickelt sich zur Norm und ist möglich geworden durch intelligente Technologien, die Online-Meetings, virtuelle Ausstellungen, mobile Arbeitsplätze und eine verstärkte Zusammenarbeit ermöglichen.

Warum ist die Analyse der Büroflächennutzung so wichtig?

In den letzten Jahren hat sich ein Trend herausgebildet: Unternehmen optimieren ihre Immobilienausgaben und Büroflächen mit möglichst geringem Budget. Der Bedarf an Büroflächen wächst aufgrund der zunehmenden Zahl von Homeoffice- und flexiblen Arbeitszeitmodellen. Zwischen 2005 und 2017 stieg die Anzahl der im Homeoffice geleisteten Stunden um 159 %. Um unnötige Flächenkosten zu reduzieren und Energie zu sparen, gilt ein flexibles Raumkonzept oft als die vorteilhafteste Lösung. Effizienz in großen, offenen Büroräumen, in denen Mitarbeiter ihre Arbeitsumgebung selbst wählen und nach ihrem eigenen Zeitplan arbeiten können, fördert höhere Produktivität, bessere Ergebnisse und geringere Fluktuation. Der erste Schritt zu einer erfolgreichen Umsetzung ist die Analyse Ihrer spezifischen Daten.

Die Herausforderung

Die COVID-19-Pandemie hat die Arbeitswelt nachhaltig verändert. Arbeitgeber erkennen, dass dezentrales Arbeiten nicht nur praktischer, sondern auch wirtschaftlicher und umweltfreundlicher ist. Es wird erwartet, dass die durchschnittliche Büroflächenauslastung in den Städten bei bis zu 40 % liegen wird [MA1]. Dies ist wirtschaftlich nicht tragbar und wird zu einer drastischen Reduzierung des Büroflächenbedarfs führen.

Unternehmen passen sich der virtuellen Arbeitswelt an und wissen möglicherweise bereits, wie viel Fläche sie in den nächsten drei bis fünf Jahren benötigen werden – wobei die Anforderungen an die benötigte Fläche wahrscheinlich anders ausfallen werden. Eine geringe Auslastung von Büroflächen ist nicht nur Platzverschwendung, sondern auch ein immenser wirtschaftlicher Verlust für jedes Unternehmen. In einer typischen Großstadt können die Kosten für einen Schreibtisch bis zu 25,000 € pro Jahr betragen. Dies ist eine erhebliche Summe, insbesondere da ein Großteil der Belegschaft mittlerweile im Homeoffice arbeitet.

Die Lösung

Workplace-Analytics-Tools und intelligente Sensoren sind unerlässlich für Unternehmen, die Büroflächen reduzieren und Betriebskosten senken möchten. Nur durch die Erfassung von Nutzungsdaten für jeden Schreibtisch, jedes Zimmer und jede Zone kann ein Unternehmen die Nutzung seiner Büroflächen und Ressourcen vollständig nachvollziehen.

Es ist unerlässlich, ein Analysesystem einzuführen, bevor Büroflächen verkleinert werden – andernfalls lässt sich die tatsächliche Nutzung der Büroflächen nicht nachvollziehen. Ohne diese Informationen ist es schwierig, das Ausmaß ungenutzter Flächen abzuschätzen und so mit der Reduzierung und Priorisierung zu beginnen. Analysen der Schreibtisch- und Raumnutzung ermöglichen ein tieferes Verständnis der wichtigsten Aspekte der gesamten Büronutzung.

Flusslandschaft Flowscape ist ein Immobilientechnologieunternehmen, das sich der Idee moderner Büros verschrieben hat und eine weltweit führende Lösung für den digitalen Arbeitsplatz bietet. Die Workplace-Analytics-Lösung von Flowscape nutzt drahtlose Technologie. LoRaWAN IoT-Sensor - TEKTELIC VIVID Das System erfasst präzise Daten zur Auslastung der Besprechungsräume des Unternehmens, indem es Bewegungen in den jeweiligen Räumen erkennt. Dies geschieht mittels eines passiven Infrarotsensors (PIR). Der Sensor kann auch für Drop-in-Räume verwendet werden; in diesem Fall wird der Raum nach Betreten automatisch reserviert.

VIVID Das System ermöglicht außerdem die Erfassung von Daten zur Auslastung der Büroarbeitsplätze und trägt gleichzeitig zur Steigerung der Zufriedenheit am Arbeitsplatz bei. Der Sensor aktualisiert die Verfügbarkeit von Schreibtischen in Echtzeit auf Flowmap – einer Büroflächenmanagement-Software – sodass Mitarbeiter jederzeit freie Schreibtische erkennen können.

Der Smart Room PIR-Sensor vereint praktische Funktionen in einem äußerst kompakten Gehäuse. Er ist die ideale Lösung für die umfassende Überwachung der Büroumgebung durch die Erfassung von Temperatur, Luftfeuchtigkeit, Lichtintensität und Beschleunigung. Der Sensor zeichnet sich durch lange Akkulaufzeit und hervorragende drahtlose Leistung aus. Er lässt sich vom Benutzer drahtlos vollständig konfigurieren und ermöglicht so die Einrichtung individueller Anwendungen, Verhaltensweisen, Schwellenwerte, Auslöseereignisse und Berichte. Dadurch unterstützt er eine Vielzahl von Smart-Office-IoT-Anwendungen.

Fazit

Die Lösung von Flowscape nutzt drahtlose, batteriebetriebene PIR-Bewegungsmelder für intelligente Räume, um präzise und detaillierte Echtzeitdaten zur genauen Nutzung aller Ressourcen über den gesamten Tag hinweg zu erfassen. Präsenzmelder haben sich als die wirtschaftlichste Option zur Nutzungsüberwachung erwiesen; die jährlichen Kosten liegen voraussichtlich unter den monatlichen Kosten manueller Messungen. Sie können Veränderungen, Nutzungstrends und die Auslastung beobachten und so ein umfassendes Verständnis Ihrer Büroumgebung gewinnen.

• Gewinnen Sie Einblicke, welche Büroressourcen Sie reduzieren und welche Sie behalten sollten.
• Reduzieren Sie Ihre Anlagenkosten
• Ermöglichen Sie Covid-19-Sicherheitsmaßnahmen mit Richtlinien für Spitzenbelegung und erweiterter Kontaktverfolgung
• Überprüfen und verbessern Sie Ihre Buchungssysteme für Zimmer und Schreibtische.
• Machen Sie sich vollständig bewusst, wie Ihr Büro genutzt wird und wann
• Beliebte Bereiche vergrößern, ungenutzte Bereiche hingegen verkleinern.

Um mehr über die Lösungen von Flowscape zu erfahren, besuchen Sie bitte https://flowscapesolutions.com

Um mehr über die umfassenden IoT-End-to-End-Lösungen von TEKTELIC zu erfahren , besuchen Sie bitte https://tektelic.com/ oder kontaktieren Sie uns unter info@tektelic.com.