Impulsa la eficiencia y la innovación en tu lugar de trabajo con la pantalla para salas de reuniones TEMPO de TEKTELIC.

Las empresas modernas buscan optimizar la gestión de los espacios para reuniones con el fin de mejorar la eficiencia en el lugar de trabajo. TEMPO de TEKTELIC , un sofisticado sistema de reserva de salas de reuniones, desempeña un papel fundamental en esta transformación, agilizando las reservas y proporcionando información valiosa para una mejor utilización del espacio y una mayor colaboración.

Comprender la utilización del espacio se ha vuelto cada vez más importante, con datos de la industria que indican que la tasa promedio de utilización del espacio de oficina oscila entre el 40% y el 60% ( JLL Utilisation ). A pesar de esto, el tiempo dedicado a reuniones continúa aumentando constantemente cada año. Según una investigación del sitio de carreras The Muse , los empleados pasan un promedio del 35% de su tiempo en reuniones, y los gerentes y líderes de equipo dedican hasta el 50% de su tiempo a reuniones. La utilización de datos se está volviendo muy importante para comprender qué tan bien se usa el espacio, o no se usa. La tasa promedio de utilización del espacio de oficinas en todas las industrias es aproximadamente del 40-60% ( JLL Utilisation ). Las empresas frecuentemente sobreestiman cuánto se utilizan sus espacios de oficina.

Al integrar la programación en tiempo real, las actualizaciones automáticas y los datos de utilización exhaustivos, TEMPO permite a las empresas tomar decisiones informadas que generan ahorros significativos y mejoran la productividad de los empleados.

Los desafíos más comunes al reservar salas de reuniones

• Reservas dobles: Sala de reuniones reservada simultáneamente por diferentes equipos.
• Reuniones abandonadas: Las reuniones se cancelan o se trasladan, pero el cambio no se actualiza en el sistema de reservas.
• Procesos de reserva manual: Los métodos manuales, como el correo electrónico y el papel, dan lugar a errores e ineficiencia, lo que complica las reservas.
• Problemas de mantenimiento y equipos: Las interrupciones causadas por problemas técnicos o equipos insuficientes ponen de manifiesto la importancia de contar con un sistema de notificación rápida de incidencias.

Para afrontar estos retos, puede implementar una solución de reservas digitales: la tableta de visualización para salas de reuniones TEMPO de TEKTELIC . Esta innovadora herramienta permite:

• Funciona a la perfección con las aplicaciones de calendario que ya utilizas;
• Te mantiene informado en tiempo real;
• Recopila los requisitos para las reuniones;
• Proporciona interfaces fáciles de usar;
• Admite recordatorios y notificaciones automáticas.

LOS MEJORES CASOS DE USO

• oficinas y edificios comerciales;
• escuelas y universidades;
• hospitales y laboratorios;
• instalaciones públicas y gubernamentales;
• habitaciones con equipos o herramientas únicos.

¿CÓMO PODRÍAS BENEFICIARTE CON TEMPO?

• Uso optimizado de las habitaciones y disponibilidad en tiempo real. Optimiza las reservas de salas en tiempo real, reduciendo el esfuerzo de programación, evitando reservas duplicadas y ayudando a minimizar el esfuerzo en la planificación de reuniones.
• Eficiencia y maximización del tiempo de los empleadosEsto permite a los empleados ahorrar hasta 30 minutos diarios gracias a la utilización eficiente del espacio de oficina, lo que se traduce en una plantilla más productiva.
• Reducción de costes y optimización inmobiliariaAl proporcionar datos en tiempo real sobre la ocupación y el uso de las salas, los administradores de instalaciones pueden optimizar el uso de los espacios para reuniones.
• Ajustes de horarios automatizados. Los sistemas de reserva de salas de reuniones gestionan automáticamente los cambios en los horarios de las reuniones y las cancelaciones.
• Eficiencia energética y sostenibilidad. Al integrarse con soluciones para edificios inteligentes, los sistemas de reserva de salas de reuniones pueden ajustar la configuración de la sala en función de la ocupación, lo que conlleva un ahorro energético y una mayor sostenibilidad.
• Integración sin esfuerzo. Consiga una integración rápida y sin problemas con su sistema de planificación existente (Google Calendar, Outlook), o elija la solución especialmente desarrollada. Aplicación de reserva de habitaciones TEMPODiseñado para un despliegue rápido a un coste muy bajo.

Para la reserva de salas de reuniones y la gestión de espacios, TEKTELIC ofrece una solución integral que consta de:

• Puerta de enlace micro KONA,
• Sensor de habitación inteligente VIVID,
• pantalla de tinta electrónica,
• Aplicación de reserva de habitaciones TEMPO.

La solución integral TEMPO aborda eficazmente los desafíos de las reservas y optimiza la utilización de las habitaciones, mejorando la rentabilidad para la empresa.

Pasos sencillos para reservar una reunión con TEMPO de TEKTELIC.

Para reservar una sala de reuniones:

• Mediante el calendario: elige la hora, selecciona la sala en la tableta TEMPO y tu reserva quedará confirmada al instante; recibirás un correo electrónico de confirmación posteriormente.
• En la tableta: Toca la pantalla, reserva tu hora directamente y listo.

Para cancelar una reunión:

• Mediante el calendario: cancela la reserva en tu calendario y la tableta TEMPO mostrará la sala como disponible.
• En la tableta: Finalice la reunión directamente en la tableta para liberar la sala.

Cancelación automática de reuniones abandonadas:

Si no hay movimiento en la sala 10 minutos después de que comience una reunión, los usuarios reciben un correo electrónico de recordatorio. ¿Y después de 15 minutos? Tempo envía un recordatorio de cancelación. Esta función garantiza que ninguna sala de reuniones quede sin usar por cancelaciones olvidadas.

TEMPO de TEKTELIC no es solo una inversión en una herramienta de planificación, sino una decisión estratégica que se alinea con los objetivos más amplios de maximizar la eficiencia, reducir los costos y fomentar un entorno de trabajo productivo y colaborativo.

¿Listo para transformar la forma en que su organización gestiona sus salas de reuniones? Contáctenos para obtener más información sobre TEMPO o visite nuestro sitio web . Aprovechemos al máximo cada reunión y cada minuto.