Optimisez l'efficacité et l'innovation sur votre lieu de travail grâce à l'écran de salle de réunion TEMPO de TEKTELIC.

Les entreprises modernes cherchent à optimiser la gestion de leurs espaces de réunion afin d'améliorer l'efficacité au travail. TEMPO de TEKTELIC , un système sophistiqué de réservation de salles de réunion, joue un rôle clé dans cette évolution, en simplifiant les réservations et en fournissant des informations précieuses pour une meilleure utilisation des espaces et une collaboration accrue.

Comprendre l'utilisation de l'espace est devenu primordial, les données du secteur indiquant un taux d'utilisation moyen des bureaux oscillant entre 40 % et 60 % ( JLL Utilisation ). Malgré cela, le temps passé en réunions ne cesse d'augmenter chaque année. Selon une étude du site d'emploi The Muse , les employés consacrent en moyenne 35 % de leur temps aux réunions, les managers et chefs d'équipe y consacrant jusqu'à 50 %. L'analyse des données est essentielle pour évaluer l'efficacité de l'utilisation des espaces. Le taux d'utilisation moyen des bureaux, tous secteurs confondus, se situe entre 40 % et 60 % ( JLL Utilisation ). Les entreprises ont souvent tendance à surestimer l'utilisation de leurs espaces de bureaux.

En intégrant la planification en temps réel, les mises à jour automatiques et des données d'utilisation complètes, TEMPO permet aux entreprises de prendre des décisions éclairées qui conduisent à des économies importantes et à une productivité accrue des employés.

Les difficultés courantes liées à la réservation de salles de réunion

• Réservations doubles : La salle de réunion a été réservée simultanément par différentes équipes.
• Réunions abandonnées : Les réunions sont annulées/déplacées, mais la modification n'est pas mise à jour dans le système de réservation.
• Processus de réservation manuels : Les méthodes manuelles comme le courrier électronique et le papier entraînent des erreurs et des inefficacités, ce qui complique les réservations.
• Problèmes d'entretien et d'équipement : Les perturbations dues à des problèmes techniques ou à un équipement insuffisant soulignent l'importance de mettre en évidence la nécessité d'un système de signalement rapide des problèmes.

Pour relever ces défis, vous pouvez mettre en place une solution de réservation numérique : la tablette d’affichage pour salles de réunion TEMPO de TEKTELIC . Cet outil innovant permet :

• s'intègre parfaitement aux applications de calendrier que vous utilisez déjà ;
• vous tient informé en temps réel ;
• recueille les besoins en matière de réunions ;
• propose des interfaces conviviales ;
• prend en charge les rappels et notifications automatisés.

LES MEILLEURS CAS D'UTILISATION

• bureaux et bâtiments commerciaux;
• écoles et universités;
• hôpitaux et laboratoires ;
• installations publiques et gouvernementales;
• des pièces dotées d'équipements ou d'outils uniques.

COMMENT POURRIEZ-VOUS BÉNÉFICIER DE TEMPO

• Utilisation optimisée des chambres et disponibilité en temps réel. Il optimise les réservations de salles en temps réel, réduisant ainsi les efforts de planification, évitant les doubles réservations et contribuant à minimiser les efforts liés à la planification des réunions.
• Amélioration de l'efficacité et optimisation du temps des employésCela permet aux employés de gagner jusqu'à 30 minutes par jour grâce à une utilisation efficace de l'espace de bureau, ce qui conduit à une main-d'œuvre plus productive.
• Réduction des coûts et optimisation immobilièreEn fournissant des données en temps réel sur l'occupation et l'utilisation des salles, les gestionnaires d'installations peuvent optimiser l'utilisation des espaces de réunion.
• Ajustements automatiques des horaires. Les systèmes de réservation de salles de réunion gèrent automatiquement les modifications et les annulations d'horaires de réunions.
• Efficacité énergétique et durabilité. En s'intégrant aux solutions de bâtiments intelligents, les systèmes de réservation de salles de réunion peuvent adapter les paramètres des salles en fonction de leur occupation, ce qui permet de réaliser des économies d'énergie et de renforcer les efforts en matière de développement durable.
• Intégration sans effort. Bénéficiez d'une intégration rapide et transparente avec votre système de planification existant (Google Agenda, Outlook), ou choisissez la solution spécialement développée. Application de réservation de salles TEMPO, conçu pour un déploiement rapide à très faible coût.

Pour la réservation de salles de réunion et la gestion des espaces, TEKTELIC propose une solution complète comprenant :

• Passerelle KONA Micro,
• Capteur de chambre intelligent VIVID,
• Affichage à encre électronique,
• Application de réservation de salle TEMPO.

La solution TEMPO tout-en-un permet de gérer efficacement les défis liés aux réservations et d'optimiser l'utilisation des chambres, tout en améliorant la rentabilité de l'entreprise.

Étapes simples pour réserver une réunion avec TEMPO de TEKTELIC

Pour réserver une salle de réunion :

• Via le calendrier : choisissez votre heure, sélectionnez la salle sur la tablette TEMPO et votre réservation est instantanément confirmée par un e-mail de confirmation.
• Sur la tablette : touchez l’écran, réservez votre créneau horaire directement, et le tour est joué.

Pour annuler une réunion :

• Via le calendrier : Annulez dans votre calendrier, et la tablette TEMPO affichera la salle comme disponible.
• Sur la tablette : terminez la réunion directement sur la tablette pour libérer la salle.

Annulation automatique des réunions abandonnées :

Si aucune personne n'est présente dans la salle 10 minutes après le début d'une réunion, les utilisateurs reçoivent un e-mail de rappel. Toujours aucune personne après 15 minutes ? Tempo envoie un rappel d'annulation. Cette fonctionnalité permet d'éviter que des salles de réunion ne restent inutilisées faute d'annulation.

TEMPO de TEKTELIC n'est pas seulement un investissement dans un outil de planification ; c'est une décision stratégique qui s'inscrit dans des objectifs plus larges visant à maximiser l'efficacité, à réduire les coûts et à favoriser un environnement de travail productif et collaboratif.

Prêt à transformer la gestion de vos salles de réunion ? Contactez-nous pour en savoir plus sur TEMPO ou consultez notre site web . Ensemble, optimisons chaque réunion et chaque minute.