Pourquoi les indicateurs d'utilisation des espaces de bureaux sont-ils si importants dans le nouveau monde du travail ?

Une solution de bureau intelligent est un système qui combine différents outils, technologies, services et analyses de données pour atteindre les objectifs d'un espace de bureau intelligent, grâce à des capteurs intelligents et Internet des Objets (IoT) Les technologies de l'Internet des objets (IoT) jouent un rôle essentiel. Leur potentiel pour réduire les espaces de bureaux inutilisés et diminuer les coûts des entreprises est considérable : de la gestion des taux d'occupation des espaces de travail à l'amélioration de la productivité et de la sécurité des employés, en passant par l'optimisation énergétique des bâtiments.

La pandémie de COVID-19 a profondément transformé le monde des affaires, et la mobilité des employés s'accentue. Cette mobilité, qui tend à devenir la norme, est désormais rendue possible par les technologies intelligentes qui permettent les réunions en ligne, les expositions virtuelles, le travail mobile et une collaboration accrue.

Pourquoi l'analyse de l'utilisation des espaces de bureaux est-elle si importante ?

Ces dernières années, une tendance se dessine : les entreprises cherchent à optimiser leurs dépenses immobilières et leurs espaces de bureaux avec un budget minimal. L'expansion des surfaces de bureaux s'accompagne d'une augmentation du télétravail et des horaires flexibles. Entre 2005 et 2017, le nombre d'heures de télétravail a progressé de 159 %. Afin de réduire les coûts d'espace superflus et la consommation d'énergie, un aménagement flexible est souvent considéré comme la solution la plus avantageuse. Offrir un espace ouvert et harmonieux où les employés peuvent choisir leur environnement et travailler selon leurs propres horaires favorise une meilleure productivité, un rendement supérieur et une réduction du taux de rotation du personnel. Pour réussir cette démarche, il est essentiel de commencer par une analyse approfondie de vos données spécifiques.

La Problématique

La pandémie de COVID-19 a durablement transformé notre façon de travailler. Les employeurs ont pris conscience qu'un mode de travail décentralisé est non seulement pratique, mais aussi plus économique et respectueux de l'environnement. On prévoit que le taux d'occupation moyen des espaces de bureaux en ville se stabilisera autour de 40 % [MA1], ce qui ne sera pas viable commercialement et entraînera une réduction drastique des besoins en capacité de bureaux.

Les entreprises s'adaptent au travail à distance et peuvent désormais anticiper leurs besoins en espace pour les 3 à 5 prochaines années. Ces besoins seront probablement différents. Une faible utilisation des bureaux et des espaces de travail représente non seulement un gaspillage d'espace, mais aussi une perte économique considérable pour toute entreprise. Dans une grande ville, le coût d'un bureau peut atteindre environ 25 000 € par an. Ce coût est substantiel, d'autant plus qu'une grande partie des employés travaille désormais à distance.

La solution

Les outils d'analyse des espaces de travail et les capteurs intelligents sont indispensables à toute entreprise souhaitant réduire sa surface de bureaux et ses coûts d'exploitation. Seule la collecte de données d'utilisation pour chaque bureau, salle et zone permet à une entreprise de comprendre pleinement l'utilisation de ses espaces et ressources.

Il est essentiel de mettre en place un système d'analyse avant toute réduction d'espace de bureau. Sans cela, il est impossible de comprendre concrètement comment cet espace est utilisé. Or, sans ces informations, il est difficile d'estimer la surface inutilisée et d'entamer les réductions et les priorités. L'analyse de l'utilisation des bureaux et des salles permet une compréhension plus fine des composantes essentielles de l'utilisation globale des bureaux.

Paysage fluide Flowscape est une entreprise de technologies immobilières qui promeut le concept de bureaux modernes et propose une solution d'espace de travail numérique de pointe. Sa solution d'analyse des espaces de travail utilise un réseau sans fil. Capteur IoT LoRaWAN - TEKTELIC VIVID Ce système recueille des données précises sur l'utilisation des salles de réunion de l'entreprise en détectant les mouvements dans les salles où il est installé. Il fonctionne grâce à un capteur infrarouge passif (PIR). Ce capteur peut également être utilisé pour les salles à accès libre : la réservation est alors automatique dès l'entrée dans la salle.

VIF Ce système permet également de recueillir des données sur l'utilisation des bureaux, contribuant ainsi à améliorer la satisfaction au travail. Le capteur met à jour en temps réel la disponibilité des bureaux sur Flowmap, un logiciel de gestion des espaces de bureaux, permettant ainsi aux employés de savoir où se trouve un bureau libre.

Le capteur PIR Smart Room intègre des fonctionnalités pratiques dans un format ultra-compact. Solution idéale pour une surveillance complète de l'environnement de bureau, il contrôle la température, l'humidité, la luminosité et l'accélération. Optimisé pour une longue autonomie et d'excellentes performances sans fil, ce capteur est entièrement configurable à distance par l'utilisateur pour des applications, comportements, seuils, événements déclencheurs et rapports personnalisés, ce qui lui permet de prendre en charge de nombreuses applications IoT pour bureaux intelligents.

Conclusion

La solution Flowscape utilise des capteurs de présence sans fil, alimentés par batterie et dotés de détecteurs de présence infrarouge (PIR), pour collecter des données précises et détaillées en temps réel sur l'utilisation de chaque ressource tout au long de la journée. Les capteurs de présence se sont avérés être l'option la plus économique pour surveiller l'utilisation, leur coût annuel étant généralement inférieur à un mois de mesures manuelles. Vous pouvez ainsi observer les variations, les tendances et l'utilisation afin d'obtenir une vision complète de votre environnement de bureau.

• Obtenez des informations précieuses sur les ressources de bureau à réduire et celles à conserver.
• Réduisez les coûts de votre établissement
• Mettre en œuvre des mesures de sécurité contre la Covid-19 avec des directives pour les pics d'occupation et le traçage avancé des contacts.
• Examinez et améliorez vos systèmes de réservation de chambres et de bureaux.
• Comprenez parfaitement comment votre bureau est utilisé et quand.
• Augmenter les espaces populaires tout en diminuant les espaces inutilisés

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