Perché le metriche di utilizzo degli spazi ufficio sono così importanti nel nuovo mondo del lavoro

Una soluzione Smart Office è un sistema che combina diversi strumenti, tecnologie, servizi e analisi dei dati per raggiungere gli obiettivi di uno spazio ufficio intelligente, dove i sensori intelligenti e le tecnologie dell'Internet delle Cose (IoT) giocano un ruolo chiave. Il potenziale dell'IoT per ridurre gli spazi ufficio inutilizzati e risparmiare sui costi aziendali è enorme: dalla gestione dei tassi di occupazione degli spazi di lavoro e il miglioramento della produttività e della sicurezza dei dipendenti, fino a rendere gli edifici più efficienti dal punto di vista energetico.

A causa della pandemia di COVID-19, il contesto aziendale sta subendo profondi cambiamenti, con una forza lavoro sempre più mobile. Questa sta diventando la "normalità" ed è ora possibile grazie alle tecnologie intelligenti che consentono riunioni online, fiere virtuali, spazi di lavoro mobili e una maggiore collaborazione.

Perché l'analisi dell'utilizzo degli spazi per uffici è così importante?

Negli ultimi anni si è affermata una tendenza che vede le aziende impegnate a ottimizzare la spesa immobiliare e gli spazi per uffici con il minimo investimento possibile. Gli spazi per uffici si stanno espandendo per far fronte al crescente numero di posizioni lavorative in remoto e con orari flessibili. Dal 2005 al 2017 si è registrato un aumento del 159% delle ore di lavoro da remoto. Per ridurre i costi superflui relativi agli spazi e risparmiare sul consumo energetico, una disposizione flessibile degli uffici è spesso considerata la soluzione più vantaggiosa. Raggiungere l'efficienza in un ampio spazio aperto, dove i dipendenti possono scegliere il proprio ambiente e lavorare secondo i propri orari, favorisce una maggiore produttività, risultati migliori e un minore turnover. Ogni sforzo per raggiungere questo obiettivo inizia con un'analisi dei dati specifici.

La sfida

La pandemia di COVID-19 ha rivoluzionato in modo permanente il nostro modo di lavorare, con i datori di lavoro che si sono resi conto che una modalità di lavoro decentralizzata non è solo pratica, ma anche più economica ed ecologica. Si prevede che l'utilizzo medio degli spazi per uffici nelle città si stabilizzerà a un livello fino al 40%, [MA1] il che non sarà commercialmente sostenibile e porterà a una drastica riduzione del fabbisogno di capacità per uffici.

Le aziende si stanno adattando al lavoro da remoto e potrebbero sapere di quanto spazio avranno bisogno nei prossimi 3-5 anni, ma è probabile che lo spazio necessario abbia esigenze diverse. Un basso utilizzo degli spazi adibiti a uffici e uffici non solo rappresenta uno spreco di spazio, ma anche un'enorme perdita economica per qualsiasi azienda. In una tipica grande città, il costo di una scrivania può raggiungere i 25,000 euro all'anno. Si tratta di una spesa considerevole, soprattutto considerando che una parte consistente dei dipendenti lavora ormai da remoto.

La Soluzione

Gli strumenti di analisi degli spazi di lavoro e i sensori intelligenti sono essenziali per qualsiasi azienda che desideri ridurre lo spazio ufficio e contenere i costi di gestione. Solo raccogliendo dati sull'utilizzo di ogni scrivania, stanza e area, un'azienda può comprendere appieno come vengono utilizzati i propri spazi e le proprie risorse.

È fondamentale implementare un sistema di analisi prima di qualsiasi intervento di riduzione degli spazi ufficio; in caso contrario, non sarà possibile comprendere concretamente come vengono utilizzati gli spazi. Senza queste informazioni, è difficile stimare la quantità di spazio sprecato per poter iniziare la riduzione e stabilire le priorità. L'analisi dell'utilizzo sia delle scrivanie che delle stanze consente una comprensione più approfondita degli aspetti più intrinseci dell'utilizzo complessivo degli spazi ufficio.

Paesaggio di flusso è un'azienda di tecnologia immobiliare che abbraccia l'idea di uffici moderni e fornisce una soluzione di digital workplace leader a livello mondiale. La soluzione di analisi del workplace di TheFlowscape utilizza una tecnologia wireless. Sensore IoT LoRaWAN - TEKTELIC VIVID Questo sistema raccoglie dati precisi sull'utilizzo delle sale riunioni aziendali, rilevando il movimento all'interno delle sale in cui è installato. Il rilevamento avviene tramite un sensore a infrarossi passivo (PIR). Il sensore può essere utilizzato anche per le sale ad accesso libero, consentendo la prenotazione automatica della sala all'ingresso.

VIVIDO Consente inoltre di raccogliere dati sull'utilizzo delle postazioni di lavoro in ufficio, migliorando al contempo la soddisfazione sul posto di lavoro. Il sensore aggiorna in tempo reale la disponibilità delle postazioni su Flowmap, un software di gestione degli spazi ufficio, in modo che i dipendenti sappiano sempre dove si trova una postazione libera.

Il sensore PIR Smart Room integra funzionalità pratiche in un formato estremamente compatto. Rappresenta la soluzione ideale per il monitoraggio olistico dell'ambiente ufficio, consentendo di rilevare anche temperatura, umidità, luce e accelerazione. Il sensore è ottimizzato per una lunga durata della batteria e prestazioni wireless eccellenti. È completamente configurabile in modalità wireless dall'utente per applicazioni, comportamenti, soglie, eventi di attivazione e report personalizzati, supportando così numerose applicazioni IoT per uffici intelligenti.

Conclusione

La soluzione di Flowscape utilizza sensori di presenza wireless a batteria con sensore PIR per raccogliere dati precisi e dettagliati in tempo reale sull'utilizzo effettivo di ogni singola risorsa durante la giornata. I sensori di presenza si sono dimostrati l'opzione più economica per monitorare l'utilizzo, con un costo annuo probabilmente inferiore a quello di un mese di misurazione manuale. È possibile osservare cambiamenti, tendenze di utilizzo e dati sull'occupazione per ottenere una comprensione completa dell'ambiente di lavoro.

• Ottieni informazioni utili su quali risorse d'ufficio dovresti ridurre e quali dovresti mantenere.
• Riduci i costi della tua struttura
• Implementa le misure di sicurezza anti Covid-19 con linee guida per i picchi di occupazione e un tracciamento dei contatti avanzato.
• Rivedi e migliora i tuoi sistemi di prenotazione per camere e postazioni di lavoro.
• Comprendi appieno come viene utilizzato il tuo ufficio e quando
• Aumentare gli spazi frequentati riducendo al contempo gli spazi inutilizzati.

Per saperne di più sulle soluzioni di Flowscape , visita il sito https://flowscapesolutions.com

Per saperne di più sulle soluzioni IoT complete end-to-end di TEKTELIC , visita il sito https://tektelic.com/ o contatta info@tektelic.com.