Aumente a eficiência e a inovação no seu local de trabalho com o monitor para salas de reunião TEMPO da TEKTELIC.

As empresas modernas buscam otimizar a gestão de espaços para reuniões a fim de aumentar a eficiência no ambiente de trabalho. O TEMPO da TEKTELIC , um sofisticado sistema de agendamento de salas de reunião, desempenha um papel fundamental nessa transformação, simplificando as reservas e fornecendo informações para uma melhor utilização do espaço e maior colaboração.

Compreender a utilização do espaço tornou-se cada vez mais importante, com dados do setor indicando que a taxa média de utilização de escritórios varia de 40% a 60% ( Utilização da JLL ). Apesar disso, o tempo gasto em reuniões continua a aumentar constantemente a cada ano. De acordo com uma pesquisa do site de carreiras The Muse , os funcionários passam, em média, 35% do seu tempo em reuniões, com gerentes e líderes de equipe dedicando até 50% do seu tempo a elas. A análise de dados sobre a utilização está se tornando crucial para entender o quão bem o espaço é utilizado — ou não. A taxa média de utilização de escritórios em diversos setores é de aproximadamente 40% a 60% ( Utilização da JLL ). As empresas frequentemente superestimam o quanto seus escritórios são utilizados.

Ao integrar agendamento em tempo real, atualizações automáticas e dados abrangentes de utilização, o TEMPO permite que as empresas tomem decisões informadas que levam a economias significativas e ao aumento da produtividade dos funcionários.

Os desafios mais comuns na reserva de salas de reuniões.

• Reservas duplicadas: Sala de reuniões reservada simultaneamente por diferentes equipes.
• Reuniões abandonadas: As reuniões são canceladas/remarcadas, mas a alteração não é atualizada no sistema de reservas.
• Processos de reserva manual: Métodos manuais como e-mail e papel levam a erros e ineficiência, complicando as reservas.
• Problemas de manutenção e equipamentos: As interrupções causadas por problemas técnicos ou equipamentos insuficientes reforçam a importância de se destacar a necessidade de um sistema de comunicação rápida para esses problemas.

Para enfrentar esses desafios, você pode implementar uma solução de reservas digitais – o tablet com tela para salas de reunião TEMPO da TEKTELIC . Esta é uma ferramenta inovadora que permite:

• Funciona perfeitamente com os aplicativos de calendário que você já usa;
• Mantém você atualizado em tempo real;
• reúne os requisitos para as reuniões;
• Oferece interfaces amigáveis ​​ao usuário;
• Suporta lembretes e notificações automatizadas.

OS MELHORES CASOS DE USO

• escritórios e edifícios comerciais;
• escolas e universidades;
• hospitais e laboratórios;
• instalações públicas e governamentais;
• Salas com equipamentos ou ferramentas exclusivas.

COMO VOCÊ PODERIA SE BENEFICIAR COM O TEMPO?

• Utilização otimizada dos espaços e disponibilidade em tempo real. O sistema otimiza as reservas de salas em tempo real, reduzindo o esforço de agendamento, evitando reservas duplicadas e ajudando a minimizar o trabalho de agendamento de reuniões.
• Eficiência e maximização do tempo do funcionárioIsso permite que os funcionários economizem até 30 minutos por dia, utilizando o espaço do escritório de forma eficiente, o que resulta em uma força de trabalho mais produtiva.
• Redução de custos e otimização imobiliáriaAo fornecer dados em tempo real sobre a ocupação e utilização das salas, os gestores de instalações podem otimizar o uso dos espaços de reunião.
• Ajustes automáticos de horários. Os sistemas de reserva de salas de reunião gerenciam automaticamente as alterações de horários e cancelamentos de reuniões.
• Eficiência energética e sustentabilidade. Ao integrar-se com soluções para edifícios inteligentes, os sistemas de reserva de salas de reunião podem ajustar as configurações da sala com base na ocupação, resultando em economia de energia e maiores esforços em prol da sustentabilidade.
• Integração sem esforço. Obtenha uma integração rápida e perfeita com seu sistema de agendamento existente (Google Agenda, Outlook) ou escolha a solução especialmente desenvolvida para você. Aplicativo de reserva de quartos TEMPO, projetado para implantação rápida a um custo muito baixo.

Para reserva de salas de reuniões e gestão de espaços, a TEKTELIC oferece uma solução completa que inclui:

• KONA Micro Gateway,
• Sensor de ambiente inteligente VIVID,
• Tela de tinta eletrônica,
• Aplicativo de reserva de quartos TEMPO.

A solução completa TEMPO aborda com eficácia os desafios de reservas e otimiza a utilização dos quartos, aumentando a eficiência de custos para a empresa.

Passos simples para agendar uma reunião com o TEMPO da TEKTELIC.

Para reservar uma sala de reuniões:

• Via Calendário: Escolha o horário, selecione a sala no tablet TEMPO e sua reserva será feita instantaneamente, com um e-mail de confirmação em seguida.
• No tablet: Toque na tela, reserve seu horário diretamente e pronto.

Para cancelar uma reunião:

• Via Calendário: Cancele no seu calendário e o tablet TEMPO mostrará a sala como disponível.
• No tablet: Encerre a reunião diretamente no tablet para liberar a sala.

Cancelamento automático de reuniões abandonadas:

Se não houver movimentação na sala 10 minutos após o início de uma reunião, os usuários recebem um e-mail de lembrete. Se não houver movimentação após 15 minutos, o Tempo envia um lembrete de cancelamento. Esse recurso garante que nenhuma sala de reunião fique ociosa devido a cancelamentos esquecidos.

O TEMPO da TEKTELIC não é apenas um investimento em uma ferramenta de agendamento – é uma decisão estratégica que se alinha aos objetivos mais amplos de maximizar a eficiência, reduzir custos e promover um ambiente de trabalho produtivo e colaborativo.

Pronto para transformar a forma como sua organização gerencia suas salas de reunião? Entre em contato conosco para saber mais sobre o TEMPO ou visite nosso site . Vamos fazer com que cada reunião e cada minuto contem.