Por que as métricas de utilização do espaço de escritório são tão importantes no novo mundo do trabalho?

Uma solução de Escritório Inteligente é um sistema que combina diferentes ferramentas, tecnologias, serviços e análise de dados para atingir os objetivos de um espaço de escritório inteligente, onde sensores inteligentes e a Internet das Coisas (IoT) desempenham um papel fundamental. O potencial da IoT para reduzir o espaço ocioso nos escritórios e economizar custos para as empresas é enorme – desde o gerenciamento das taxas de ocupação do local de trabalho e a melhoria da produtividade e segurança dos funcionários até a otimização da eficiência energética dos edifícios.

Devido à pandemia de COVID-19, o ambiente empresarial está passando por grandes transformações, com a força de trabalho tornando-se cada vez mais móvel. Isso está se tornando a "norma" e agora é possível graças às tecnologias inteligentes que permitem reuniões online, exposições virtuais, espaços de trabalho móveis e maior colaboração.

Por que a análise de utilização do espaço de escritório é tão importante?

Nos últimos anos, surgiu uma tendência em que as empresas buscam otimizar os gastos com imóveis e otimizar as áreas de escritório com o mínimo de recursos possível. O espaço de escritório está se expandindo para atender ao crescente número de empregos remotos e com horários flexíveis. De 2005 a 2017, houve um aumento de 159% nas horas de trabalho remoto. Para reduzir custos desnecessários com espaço e economizar no consumo de energia, um layout flexível é frequentemente considerado o projeto mais vantajoso. Alcançar a eficiência em um grande espaço aberto, onde os funcionários podem escolher seu próprio ambiente e trabalhar de acordo com sua própria agenda, incentiva maior produtividade, melhor desempenho e menor rotatividade. Todos os seus esforços para acertar nesse ponto começam com uma análise dos seus dados específicos.

O Desafio

A pandemia da COVID-19 revolucionou permanentemente a forma como trabalhamos, com os empregadores a perceberem que um modelo de trabalho descentralizado não só é prático, como também mais económico e ambientalmente sustentável. Prevê-se que a taxa média de ocupação dos escritórios nas cidades se estabilize em cerca de 40%, [MA1] o que não será comercialmente sustentável e levará a uma redução drástica da procura de espaço nos escritórios.

As empresas estão se adaptando ao trabalho remoto e provavelmente já sabem quanto espaço precisarão nos próximos 3 a 5 anos — e o espaço necessário provavelmente terá requisitos diferentes. A baixa utilização de escritórios e espaços não só representa um desperdício de espaço, como também uma enorme perda econômica para qualquer empresa. Em uma grande cidade típica, o custo de uma mesa pode chegar a cerca de € 25,000 por ano. Esse é um custo substancial quando grande parte dos funcionários agora trabalha remotamente.

A Solução

Ferramentas de análise do ambiente de trabalho e sensores inteligentes são essenciais para qualquer empresa que deseje reduzir o espaço de escritório e economizar custos com instalações. Somente coletando dados de utilização de cada mesa, sala e área, uma empresa pode compreender plenamente como seu espaço e recursos de escritório estão sendo utilizados.

É crucial implementar um sistema de análise de dados antes de qualquer redução no espaço de escritório; caso contrário, não há como entender concretamente como o espaço está sendo utilizado. Sem essas informações, fica difícil estimar a quantidade de espaço desperdiçado para iniciar a redução e a priorização das ações necessárias. A análise da utilização tanto de mesas quanto de salas permite uma compreensão mais profunda dos aspectos mais intrínsecos da utilização geral do escritório.

Fluxoscape é uma empresa de tecnologia imobiliária que abraça a ideia de escritórios modernos e fornece uma solução de ambiente de trabalho digital líder mundial. A solução de análise de ambiente de trabalho da TheFlowscape utiliza uma rede sem fio. Sensor IoT LoRaWAN - TEKTELIC VIVID que coleta dados precisos sobre como as salas de reunião da empresa estão sendo utilizadas, detectando movimentos nas salas de reunião ou salas de conferência onde foi instalado. Isso é feito por meio de um sensor PIR (sensor infravermelho passivo). O sensor também pode ser usado para salas de uso livre, o que significa que a sala é reservada automaticamente ao entrar.

VIVID Além disso, permite a coleta de dados sobre como as mesas no escritório estão sendo utilizadas, melhorando também a satisfação no ambiente de trabalho. O sensor atualiza a disponibilidade das mesas em tempo real no Flowmap – um software de gestão de espaços de escritório – para que os funcionários saibam onde há uma mesa vaga que pode ser utilizada.

O sensor PIR para ambientes inteligentes integra funcionalidades práticas em um formato extremamente compacto. É a solução ideal para o monitoramento holístico do ambiente de escritório, monitorando também temperatura, umidade, luminosidade e aceleração. O sensor é otimizado para longa duração da bateria e excelente desempenho sem fio. É totalmente configurável remotamente pelo usuário para aplicações, comportamentos, limites, eventos de ativação e relatórios personalizados, permitindo o suporte a diversas aplicações de IoT para escritórios inteligentes.

Conclusão

A solução da Flowscape utiliza sensores PIR inteligentes, sem fio e alimentados por bateria, para coletar dados precisos e detalhados em tempo real sobre a utilização exata de cada recurso ao longo do dia. Os sensores de presença provaram ser a opção mais econômica para monitorar a utilização, com um custo anual provavelmente inferior a um mês de medição manual. Você pode observar mudanças, tendências de uso e a utilização para obter uma compreensão completa do ambiente do seu escritório.

• Obtenha informações sobre quais recursos de escritório você deve reduzir e quais deve manter.
• Reduza os custos das suas instalações
• Implemente medidas de segurança contra a Covid-19 com diretrizes para ocupação máxima e rastreamento avançado de contatos.
• Analise e melhore seus sistemas de reservas para quartos e mesas.
• Entenda completamente como e quando seu escritório é usado.
• Aumente os espaços populares e diminua apenas os espaços não utilizados.

Para saber mais sobre as soluções da Flowscape , visite https://flowscapesolutions.com

Para saber mais sobre as soluções completas de IoT de ponta a ponta da TEKTELIC , visite https://tektelic.com/ ou entre em contato pelo e-mail info@tektelic.com.